Le jour J est sans doute le jour le plus attendu mais aussi le plus redouté par l’organisateur. Pour éviter que le stress ne vous déstabilise, voici ces quelques conseils qui vous aideront dans la préparation de votre évènement … pour que tout soit sous contrôle !

1. Préparez votre « bible » de l’évènement
Assurez-vous que chaque détail concernant l’évènement a été scrupuleusement noté dans une checklist. N’hésitez pas à revoir avec votre équipe l’ensemble de cette liste assez longtemps à l’avance pour que chacun soit au courant du rôle qu’il aura à jouer. Cette liste vous fera gagner un temps considérable le jour J et clarifiera tout le déroulement de l’évènement pour l’équipe.

2. Etablissez un « brief »
Ce brief vient en complément de votre checklist. Détaillez chaque étape de l’organisation de votre évènement en y incluant une liste de tous les contacts liés à celui-ci (partenaires, fournisseurs, etc). Distribuez le brief à toute votre équipe, pour que le jour J tout le monde connaisse les moindres détails de l’évènement. Cela évitera que l’on vous harcèle de questions à tout bout de champ !

3. Déléguez et attribuez des rôles à chaque membre de votre équipe
Même si l’on n’est jamais mieux servis que par soi-même, vous ne pouvez pas faire tout tout(e) seul(e). Vous risqueriez de vous brûler les ailes et votre évènement en pâtirait.

Composez une équipe de personnes en qui vous avez confiance, expertes dans différents domaines et capables de vous décharger, avant, pendant et après l’évènement. Il vous suffira de les guider et de rester en contact avec ces personnes pour vous assurer de sa bonne progression. Entourez-vous aussi d’un bras droit qui saura vous conseiller et vous apaiser – ainsi vous ne répercuterez pas votre stress sur vos partenaires ou fournisseurs.

4. N’en faites pas trop …
… au risque de tout faire rater ! Dans les quelques jours qui précèdent l’évènement, il n’y a pas grand chose de plus que vous pouvez faire. L’important est de rester concentrer sur ce qui est déjà prévu – revoir les grandes lignes de l’évènement, s’assurer du bon déroulement des dernières étapes et se maintenir en forme – il est impératif de se nourrir et de dormir correctement pour bien attaquer le jour J.

5. Répartissez intelligement le budget
Cela va s’en dire bien évidement, mais nous vous conseillons de prévoir un fond de caisse pour les urgences de dernières minutes. Si vous ne l’utilisez pas cette fois-ci (ce qui est une bonne chose, cela veut dire que tout s’est passé comme prévu !), cette caisse d’urgence pourra devenir votre budget de départ pour votre prochain évènement.

6. Gardez en tête le but principal de votre évènement
Les détails sont certes très importants, mais c’est l’atmosphère générale de votre évènement qui sera retenue par vos invités. Concentrez-vous sur l’accueil des invités et prenez soin de vos invités en leur fournissant les meilleurs services – par exemple, assurez-vous qu’ils n’auront aucun souci de transport – si vos invités sont comblés, il n’y a aucune raison que vous soyez stressé(e) !

7. Respectez vos objectifs
Aussi bien vous que votre équipe, ne perdez pas de vue vos objectifs. Encore une fois ici, votre checklist vous permettra de revoir et respecter les objectifs que vous aurez fixés, pour que votre évènement soit fluide et ait l’impact souhaité.

8. Imaginez que vous n’aurez pas votre téléphone le jour J
C’est probablement le conseil le plus dur à suivre, mais de se dire que l’on aura pas son téléphone le jour J est un moyen efficace pour être sûr de ne rien oublier des détails techniques de l’évènement.

Oui, cela peut sembler bizarre et ça l’est sans doute (puisque de toutes façons vous l’aurez sur vous), mais le fait de se mettre dans cet état d’esprit vous encourage à gérer de manière optimale tous les détails pour l’installation et la logistique en amont et non le jour de l’évènement.

Se dire que vous ne serez pas joignable le jour J vous pousse à donner plus d’indications à vos collaborateurs et à répondre à leurs questions à l’avance. Cela évite les surprises de dernières minutes et au final représentera moins de stress pour vous le jour J.

9. Attendez-vous à l’innatendu
Même si vous avez l’impression d’avoir pensé à tout, il se passera toujours quelque chose que vous n’aviez pas prévu – les fournisseurs ont du retard et / ou les ralonges pour les câbles et prises ne sont pas assez longues…

Restez flexible, c’est la clé d’un évènement réussi et souvenez vous, tout problème a une solution ! Alors ne paniquez pas, respirez profondément et gardez confiance en vos capacités à trouver une solution.

Vous ne pouvez pas penser à tous, mais vous pouvez choisir votre attitude face à l’inattendu.

10. SOURIEZ, c’est contagieux !
Dès que vous sentez les choses s’animer un peu trop, prenez un moment, ne serait-ce qu’une minute pour faire une pause, respirer un grand coup, rassembler vos pensées et souvenez-vous des objectifs que vous vous êtes fixés pour l’évènement. Et d’ailleurs, si vos invités ne voient pas qu’il y a un souci… c’est que tout va bien !

Pour finir s’il y a deux éléments à retenir pour organiser un bel évènement, ce sont ceux-ci:
ANTICIPATION & COMMUNICATION

Petite astuce bonus (rien que pour les filles) : n’oubliez pas de prendre avec vous une paire de chaussures plus confortable que vos escarpins, vos pieds vous diront merci !

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